咨詢工程師的工作階段有何特點?
??咨詢工程師的工作階段可分為三個部分:咨詢任務的取得,咨詢項目的組織與實施,咨詢工作的總結。 (一)咨詢任務的取得 咨詢工程師可從項目業主、金融機構、政府等取得咨詢任務,其取得方式主要是委托方直接委托和咨詢工程師投標取得,隨著體制改革的逐步深入,更多的項目需要在市場上通過競標取得。
?? 咨詢任務取得的基本步驟是:
(1)獲取咨詢任務信息。目前許多的咨詢任務信息掌握在各投資主體和業內相關人士手中。隨著越來越多的工程咨詢項目采取招標的形式進行,招標公告往往刊登在相關報刊或專業網站上。所以,要獲取更多的咨詢任務信息,就應經常瀏覽相關報刊,經常與相關投資主體及業內人士溝通。
(2)正確響應委托方的要求。咨詢項目委托方往往對咨詢任務范圍有一個較為明確的想法,這些想法集中反映在項目工作大綱(TOR)中。咨詢工程師對此要認真進行研究,特別是對工作范圍、時間進度要求等,要做出正確的響應。 有時委托方對咨詢任務的范圍并不十分清楚,這時咨詢工程師應注意與委托方交流,澄清任務的內容與完成時間要求等,并得到委托方的確認。
(3)委托協議或合同的起草、談判、簽訂。在委托協議或合同談判之前對談判應進行認真的準備,主要包括:雙方的期望目標,雙方分歧解決方式,可以妥協的內容,必須堅持的方面,談判的底線等。 (二)咨詢項目的組織與實施 1.工作前期準備
(1)認真研究項目的相關資料。
??一般來說在委托協議或合同簽訂之前,咨詢工程師已對項目的有關情況進行了一些必要的了解,但由于各方面原因,這種了解受到一定的限制。在委托協議或合同簽訂之后,咨詢工程師應盡快認真而詳盡地研究有關資料,包括項目背景材料、國家相關法規、項目有關文件以及與項目有關其他情況資料。
??特別要注意研究顧客明確的或隱含的要求與期望。
(2)制訂項目咨詢工作計劃。對于每個咨詢項目,委托方都有不同的要求,這些要求一般反應在委托方提供的項目工作大綱(TOR)中。項目咨詢工作計劃是項目咨詢工程師根據委托方要求,在對項目相關資料進行認真研究的基礎上,按委托合同對項目工作內容、時間進度、工作質量、費用情況、成果提交方式等方面的要求來制訂的,用以指導、安排咨詢工作。
??項目咨詢工作計劃編寫一般由項目經理來完成(參見第五章“工程項目人力資源管理”相關內容)。
(3)成立項目團隊。根據工作計劃的要求,及時明確項目經理,構建項目團隊,并進行團隊工作職責任務分工(詳見第五章“工程項目人力資源管理”相關內容)。 2.組織計劃實施
(1)逐層落實工作計劃。
??根據咨詢工作計劃的安排和咨詢團隊的職責任務分工,層層制訂具體實施計劃,把工作計劃落實到人。需要到項目現場進行工作時,要嚴格執行咨詢行業及企業現場的有關規定,并在企業的配合下完成相關工作。
(2)組織實施。在項目團隊成員按照各自分工完成其相關的工作過程中,項目經理要進行認真的組織與協調。
??必要時要進行系統性組合與優化,對出現的差異部分進行修正。
(3)溝通與調整。為使咨詢成果較好地符合委托方的要求,在咨詢工作開展過程中,必須經常與委托方進行必要的溝通。特別是在正式交付咨詢成果之前進行的溝通更為重要。在溝通中重點解決以下三方面問題: 1)原委托協議或合同簽訂過程中顧客提供的情況與實際情況有差異,為此咨詢工程師采取的措施、工作安排和工作量變化,以及可能產生的時間變化等。
?? 2)咨詢工作成果與委托方原期望結果之間存在的差異,差異產生的原因等。 3)咨詢工程師將咨詢結論的主要依據、問題、基本意見等與委托方進行交流,聽取對方意見,并根據具體情況,決定是否對咨詢意見進行必要的補充和調整。 3.提交咨詢成果 在以上工作的基礎上,咨詢工程師按雙方協商好的方式,將咨詢成果正式交予委托方。
??咨詢工程師的上述工作內容是相互關聯的,有些內容之間是互為條件的,有些工作不是一次就能完成好的,可能需要根據進展情況進行調整,多次開展。咨詢工程師的一般工作程序如圖2-1所示。 (三)咨詢項目的總結 1.總結工作 咨詢成果交付委托方后,項目經理要進行必要的咨詢工作總結,包括工作經驗和教訓等。
??同時對一些資料、文本等進行歸檔。 2.回訪 在適當的時候,對委托方要進行必要的回訪,一方面是了解咨詢成果的實際效果,同時也是聽取委托方對咨詢工作的意見,以利于今后咨詢工作的開展和咨詢任務的取得。
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